CASE STUDY

COVID-19: Un cambio de marcha hacia el trabajo remoto

Migrar y facilitar un lugar de trabajo digital y elástico

Desafío de Negocio
Lo que Accenture Hizo
Gente y Cultura
Valor Entregado

Desafío de Negocio

Ninguna industria se ha salvado de la ralentización económica producto de la pandemia del COVID-19; sin embargo la industria automotriz se vio forzada a cambiar de marcha tal vez más repentinamente que cualquier otra.

En medio de la ralentización económica producto de la pandemia del COVID-19, una subsidiaria argentina de un fabricante global de automóviles se enfrentaba a un problema adicional: debía reunir a todos los empleados en una plataforma común que ofreciera mejor flexibilidad y colaboración. La compañía ya había comenzado a adoptar los requerimientos del trabajo flexible justo antes de la pandemia y había estado trabajando con el equipo de Accenture en su implementación – con lo cual sabía que necesitaba contar con mejores herramientas para mejorar su flexibilidad laboral—desde los operarios de planta hasta los directivos. Sin embargo, a raíz del brote de COVID-19, la empresa tuvo que acelerar su plan para garantizar la continuidad operativa a corto y largo plazo.

Dado que el distanciamiento social se imponía como norma a nivel nacional, ¿qué tan rápido podría facilitarse el trabajo remoto para todos los empleados? Y más aún, ¿cómo podría acelerarse la capacitación y la inducción de todos los participantes antes de que se hiciera efectivo el confinamiento?

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Lo que Accenture hizo

El equipo conocía las operaciones y la cultura de la compañía, ya que había finalizado exitosamente la implementación de una plataforma a gran escala.

Sin embargo, este nuevo desafío requería de una combinación de tecnología, capacitación y cambio cultural. Darle solamente las llaves para arrancar una nueva forma de trabajar no sería suficiente para mantenerla operativa durante la pandemia; todos tenían que aprender a manejar, también.

La compañía optó por migrar a todos, desde la línea de montaje hasta las oficinas de los ejecutivos, a Microsoft Office 365, con énfasis específico en Teams para facilitar el trabajo colaborativo.

Una vez que la compañía comprendió todos estos desafíos, comenzamos una migración en fases (aunque acelerada, dada la velocidad a la que se decretaron las medidas de distanciamiento social), comenzando por los departamentos del back-office.

Segmentamos los diferentes grupos de usuarios por función, tipo de sistema operativo y otros criterios para asegurar la continuidad del negocio, como por ejemplo asegurar que las macros de las planillas Excel que se ejecutaban en diferentes versiones anteriores del programa tuvieran soporte.

El equipo incluso agregó especificaciones para mejorar el rendimiento del sistema y la experiencia de los usuarios, que incluían el diseño de las aplicaciones de escritorio y restricciones de seguridad adicionales.

Gente y cultura

A medida que se migraba cada departamento a la nueva plataforma, el equipo realizaba sesiones de capacitación las 24 horas para facilitar la organización de los usuarios y alinear rápidamente la mejor manera de gestionar sus operaciones de manera remota, esencialmente poniéndolos al volante para generar compromiso con esta nueva manera de trabajar.

Gracias a la confianza desarrollada durante un trabajo anterior con la compañía, los empleados estaban ansiosos por participar en las sesiones de capacitación para poder realizar una rápida transición hacia esta nueva forma de trabajar.

Dado que el tiempo era fundamental, el equipo seleccionó a empleados clave para actuar como agentes del cambio, que fueron capacitados por adelantado como los primeros usuarios de Office 365. También se apoyaron en los agentes del cambio, para entender los diferentes procesos y flujos de trabajo de manera de minimizar la disrupción y asegurar una migración sin inconvenientes. Se realizaron revisiones semanales con varios involucrados para asegurar que sus necesidades no se vieran comprometidas a medida que se realizaba la adecuación e implementación de Office 365.

En cada sesión de capacitación participaron empleados con diferentes niveles de comprensión técnica y experiencia para reflejar las necesidades de los usuarios en toda la organización.

Valor entregado

Desde los operarios de planta hasta el presidente, toda la compañía adoptó el nuevo software completamente.

Ahora cuentan con una mejor estructura de trabajo colaborativo digital que mantiene a la empresa en funcionamiento, pero el ritmo rápido con que se realizó la transformación también la posicionó mejor para gestionar los impactos de la pandemia en el negocio y poder rotar las operaciones en consecuencia. Los empleados pueden acceder a sus datos desde cualquier lugar y luego compartirlos con colegas sin ningún riesgo de seguridad. Y gracias a los protocolos definidos por la compañía, los empleados han logrado la experiencia necesaria para trabajar de manera flexible.

Los empleados indicaron que la nueva suite de Office 365 los hizo más eficientes y productivos—el 85% dice que su manera de trabajar ha mejorado con Office 365, tanto en la oficina como desde sus hogares.

Cuando los empleados deben trabajar en las oficinas, las salas de reunión solo se usan ahora para eventos o cuestiones esenciales, permitiéndole a la empresa eliminar y obtener ahorros de costos asociados con los aparatos telefónicos y otras viejas formas de reunirse y comunicarse. El nuevo sistema permite que los empleados dediquen más tiempo a concentrarse en sus tareas esenciales y puedan conectarse rápidamente con los colegas— dondequiera que estén—para tener interacciones rápidas y eficientes cuando sea necesario.

El éxito del proyecto sentó las bases para continuar con la transformación. El equipo trabaja ahora con la gerencia de TI de la compañía para aumentar la toma de decisiones basadas en datos. También busca implementar tecnologías cloud para lograr mayor colaboración entre los empleados.

Independientemente de los afectos adversos del COVID-19, la pandemia inspiró a esta automotriz a acelerar las mejoras organizacionales, preparándola para volver a la normalidad.